Al no tener un plan de continuidad de negocio definido y formalizado, la menor indisponibilidad puede causar problemas serios a la organización. Por esto, es esencial para toda compañía entender como una interrupción imprevista puede impactar su negocio de una manera negativa y sobre todo como responder efectivamente ante esto.
Como punto inicial para todos aquellos nuevos en la materia de continuidad de negocio son presentados a continuación los siete consejos fundamentales para el desarrollo de un plan exitoso.
Lo primero en la lista, es hacer un análisis profundo del impacto de las personas, información, aplicaciones y en general de todos los recursos críticos para la operación del negocio y con ello comprender las posibles consecuencias de perder alguno de estos componentes esenciales. Este análisis entregará la base para establecer las prioridades y los tiempos de recuperación aceptables de acuerdo a los requerimientos legales, contractuales y las necesidades específicas de la organización.
El siguiente paso es entonces construir el plan formal el cuál permita cumplir con los requisitos establecidos previamente. Crear este plan es sustancial pero no todo debe terminar allí. Un plan tiene que ser un documento vivo, el cual es continuamente validado, comunicado, probado y actualizado; lo cual significa que una organización siempre debe estar preparada para responder a una interrupción de negocio con las herramientas y habilidades desarrolladas por medio de entrenamientos y capacitaciones.
Se necesita involucrar a todos los participantes del negocio en el proceso de planeación, entre las áreas a tener en cuenta para lograr buenos resultados se destacan: el departamento de TI, recursos humanos, comunicaciones, encargados de seguridad de la información, parte administrativa y la alta dirección. Es importante recordar que el éxito o fracaso del plan de continuidad de negocio depende del compromiso de todos los integrantes de la organización, quienes deben estar en la misma página, por esto es fundamental cerrar brechas entre departamentos y gestionar la continuidad de manera conjunta.
Enfrentar una interrupción puede causar que algunas personas no estén disponibles para ejecutar sus funciones o tengan obstáculos que no les permitan desarrollar su trabajo con normalidad, así que asuma que personas fundamentales para la organización pueden no estar disponibles. Para tratar de mitigar este hecho es de gran importancia asegurarse que todos entiendan sus roles y responsabilidades, incluso si no son parte del equipo de recuperación, es fundamental que para las labores críticas se contemple establecer backup de estas personas en situaciones de crisis.
Si ya cuenta con un plan de continuidad definido en su organización evalué la efectividad del mismo, la única manera es poner el plan a prueba. Si su empresa no puede permitirse un ejercicio a gran escala, busque pequeñas formas de probar por partes su plan de continuidad. Para estar más seguro, puede considerar el uso de un software de gestión de continuidad de negocio, usado en varias compañías, que ayuda a desarrollar las estrategias y simplificar los procesos del plan. El software es una herramienta poderosa pero es un recurso tecnológico igualmente sujeto a fallas o indisponibilidad, así que sin duda alguna la mejor forma de asegurarse es por medio del entrenamiento y la participación de las personas quienes serán los encargados de comunicar, ejecutar, actualizar y detectar fallas en el plan de continuidad.