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Consultoría o desarrollo interno. ¿Qué deben saber los directivos para decidir?

O4HM3X0.jpgEn días pasados tuve una experiencia con un cliente que me hizo reflexionar sobre la forma en que las empresas toman decisiones y como muchas veces se equivocan al pensar únicamente en “ahorrarse” un dinero y no evalúan conscientemente los efectos y riesgos que implican tomar determinada decisión. ¿Son realmente los tomadores de decisión ligeros en la evaluación de alternativas o será que no se les presenta la información adecuada para que tomen decisiones informadas?

En el caso del cliente en mención, este se encontró frente a un nuevo requerimiento normativo que no tenía nada que ver con el core del negocio pero que era de obligatorio cumplimiento. Se asigno al área de seguridad para revisar a profundidad el asunto y esta se dio cuenta que no contaban con el conocimiento ni las capacidades para afrontar este proyecto. Decidieron entonces buscar nuestra ayuda para obtener una propuesta de consultoría que le presentaría a los directivos.

Aunque el responsable de seguridad estaba seguro que  lo que requería para llevar a cabo el proyecto estaba fuera de sus manos, el equipo directivo en su análisis decidió que lo podía resolver internamente una sola persona, que no representaba ninguna ganancia directa sobre el negocio y que asumir el gasto de contratar una consultoría no era necesario. 

Esto me hizo reflexionar sobre los elementos que seguramente le faltaron exponer al responsable de seguridad y que hubieran permitido a los directivos tener un mejor entendimiento del requerimiento de cumplimiento y de las posibles formas en que se enfrentaría: consultoría o desarrollo interno.

ESTABLECER LOS ALCANCES

Antes que nada, lo importante es entender el alcance real de los requerimientos. Hay que tener en cuenta que cada persona tiene sus propias interpretaciones sobre que es cumplir, por esto es muy importante que usted como responsable de un tema tenga realmente claro cuáles son todas las actividades que se requieren desarrollar durante un proyecto y sobre todo saber explicar eso a los directivos.

Recuerde también que, si bien la exposición a ese nivel debe ser concreta, simple y en función de resultados, impactos y costos, también debe ser lo suficientemente clara sobre cuál es el alcance real. Si ellos no comprenden la complejidad, nunca le darán la razón sobre la necesidad de involucrar a un tercero si así lo requiere.

CAPACIDADES A NIVEL INTERNO

Luego de tener claridad sobre todas las actividades que se requieren, lo más importante es evaluar si usted tiene la capacidad o no de desarrollarlas y que equipo de trabajo requeriría. Para ello tendrá que evaluar factores como conocimiento, tiempo y experiencia. Recuerde que ese proyecto puede no obedecer a sus roles primarios ni a los de sus compañeros y por tanto el desarrollo de las actividades podría afectar el cumplimiento de sus funciones principales. Evalúe si les alcanza o no el tiempo y que impacto tendría sobre los proyectos misionales. Esto le puede ayudar a justificar por qué a nivel interno se cuenta o no con la capacidad para responder ante el requerimiento.

SE DEBEN CUMPLIR LOS OBJETIVOS

En términos generales uno podría decir que en cualquiera de los dos escenarios (internamente o mediante consultoría) los objetivos pueden ser logrados. El punto clave es evaluar con que niveles de eficiencia y efectividad necesita que estos sean obtenidos.

Analice cuáles son los requisitos de cumplimiento y los tiempos en los cuales deberían ser logrados, teniendo en cuenta las capacidades de tiempo y conocimiento identificadas anteriormente sepa justificar por qué la organización podría o no lograrlo.

EL COSTO NO SOLO VA EN LA FACTURA

Es claro que una empresa especializada cobra en función de que su capacidad de ejecución es mucho más efectiva debido a la experiencia y conocimiento en el tema. Lo importante en este punto es saber justificar en términos comparativos porqué una opción es más costosa que la otra.

Tenga en cuenta los análisis anteriores, cuantifique su tiempo y el de los recursos adicionales internos que necesitaría para el desarrollo del proyecto. Incluya no solo los tiempos de ejecución sino también los de capacitación que también se requieran.

Para hacer completo el ejercicio, incluya los costos de los imprevistos que pudieran presentarse como por ejemplo re-capacitaciones por cambio de personal o el costo de las multas generadas por el incumplimiento de los requerimientos ante el ente regulador. Finalmente presente una comparación, no solo una cotización.

¿Y LUEGO QUÉ?

Si usted hizo su tarea completa y aun así no logró convencer a los directivos, lo importante es dejar claros los riesgos e impactos que podría conllevar esta decisión tomada.

Recuérdeles que el resultado final puede ser que los objetivos no se cumplan en el tiempo requerido, se afecten otros proyectos críticos para el negocio, se tengan que asumir multas por los incumplimientos y al final termine igualmente pagando por una consultoría para corregir los errores que se hubieran podido mitigar desde un principio.

Enfrentar el desarrollo de un proyecto del cuál no tenemos el conocimiento adecuado la mayoría de las ocasiones termina convirtiéndose en un gran dolor de cabeza y un mal resultado podría incluso poner en duda su desempeño.

Topics: Consultoria